Les 3 points essentiels pour bien choisir le lieu de votre événement d’entreprise

Anniversaire, réception, cocktail d’entreprise, fête du personnel … quel est le lieu le plus adapté pour votre évènement et comment bien le choisir ?

1.    Le temps de la réflexion

1er conseil pour la création d’un événement : réunissez un Comité de Pilotage au sein de votre structure qui aura pour mission d’échanger sur les points suivants :

–       Définir précisément l’objectif de la manifestation : asseoir la notoriété de votre société, créer un dialogue et une proximité avec vos clients, renforcer la cohésion de votre personnel, remercier vos clients, augmenter votre chiffre d’affaires,…

Attention : ici on ne parle pas du motif de l’événement (par exemple un Anniversaire d’entreprise est le motif de votre événement mais l’objectif est de fidéliser votre clientèle).

–       Déterminer le type de public présent : grand public (ouvert à tous types de participants), public d’entreprise (fournisseurs, clients, partenaires, etc) ou public interne.

–       Fixer une date qui a du sens pour votre événement : en journée, en soirée ou pourquoi pas au cours d’un petit-déjeuner ou d’un déjeuner. Pour information, les jours les plus sollicités sont les mardis et jeudis. Afin de mieux maitriser votre budget, préférez un choix de plusieurs dates et ensuite affinez avec les propositions tarifaires reçues.

–       Estimer le nombre d’invités pour choisir la configuration de salle : banquet, carré, cocktail, en U, cabaret, théâtre, etc (un article est en préparation concernant les configurations de salle !).

Cette base de réflexion est essentielle pour vous permettre de mettre à plat toutes vos idées et de créer ensemble l’événement qui vous correspond. Intégrer vos collaborateurs au projet et les impliquer dans la réflexion est une des clés de succès d’un événement.

2.    De la réflexion à l’action

Une fois votre réflexion faite et les grandes lignes dessinées, vous pouvez déterminer le type de lieu qui correspond le plus à votre manifestation :

–       Classique Chic : hôtel, centre de conférences, salles de réunion, parc des expositions,…

–       Charme : hôtels et châteaux, centre de loisirs,…

–       Insolite et atypique : bateau, cinéma, ancienne ferme, moulin,…

–       Culturel : musée, théâtre, salle de spectacle, centre culturel,…

–       Festif : bar, discothèque,…

 N’hésitez pas à visiter le lieu sur lequel vous portez votre choix avec votre Comité de Pilotage qui apportera ses idées et ses opinions. Les professionnels du lieu de réception sauront également vous aider et vous aiguiller dans votre réflexion. Echangez avec eux pour mieux connaître l’histoire et la symbolique de leur lieu, leurs points forts, ou encore leur expérience dans le domaine.

3.    Critères de choix 

Certains critères sont déterminants pour choisir le lieu le plus adapté à votre manifestation :

–       Accès et situation géographique (parking, transports en commun, signalétique),

–       Hébergement (capacités et disponibilités d’hébergement à proximité),

–       Qualité de l’infrastructure (équipements techniques, insonorisation, connexion internet, chauffage/climatisation, propreté, vestiaires, sanitaires, accueil, confort des chaises/fauteuils, accessibilité pour les personnes à mobilité réduite,…),

–       Restauration (traiteur, variété et qualité des produits ainsi que le service).

N’hésitez pas à créer votre check-list et à passer en revue les différents points qui vous paraissent cruciaux.

 

Une dernière précision à prendre en compte :

Selon vos valeurs d’entreprise et le sens que vous souhaitez donner à vos évènements, n’hésitez pas à :

–       Evaluer l’empreinte écologique du lieu et des prestations,

–       Etre vigilant quant à l’image du lieu et au message qu’il renvoie (couleurs, histoire, décoration),

–       Et tout autre critère qui vous paraît important par rapport à votre événement et votre public.

 

Pour vous accompagner dans cette démarche, et faire que votre manifestation VOUS ressemble et qu’elle soit complètement adaptée à VOS idées, nous pouvons vous aider. Votre Assistant Privé vous dévoile ses meilleures adresses et toutes ses astuces ; il travaille en association avec vous pour faire que votre événement soit une réussite !

 

Le site officiel de Privilege Services : www.privilege-services.lu

Photos issues de istockphotos.

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